Având caracter oficial, documentele trebuie să fie ordonate și depozitate corespunzător. Organizarea lor necesită mult timp, energie, atenție, dar și resurse. Am creat Arhilego pentru a facilita munca și timpul investit de clienții noștri. De asemenea, un aspect important pe care ne-am dorit să îl rezolvăm eficient a fost spațiul de depozitare a documentelor. Un spațiu necorespunzător poate crea probleme care pot afecta autenticitatea și validitatea documentelor.

Structurăm atent documentele și le plasăm într-un cadru securizat, legitim și responsabil. Nu te vei mai confrunta cu stresul și timpul investit în parcurgerea și stocarea documentelor. Lasă deoparte sarcinile obositoare pentru tine și dă-ne voie să preluăm controlul.

 

Ordonare documente

Gruparea documentelor după criterii cronologice, structurale, structural-cronologice, cronologic-structurale, alfabetice, de probleme, pe corespondenți etc. reprezintă ordonarea.  

Pe baza datei de emitere, documentele se sortează cronologic, chiar dacă ele cuprind inserții cu date mai vechi decât data documentului-cadru. În cazul în care mai multe documente sunt scrise pe același suport, ordonarea se va face după data celui mai vechi document. Dacă un dosar conține mai mult de 250-300 de file, maximul prevăzut de lege, dosarul va fi împărțit în volume.

Inventariere documente

Luarea în evidență a documentelor și unităților de arhivare după ordonarea în urma unor criterii stabilite reprezintă inventarierea. Inventarierea fondurilor începe cu întocmirea fiselor pentru fiecare unitate arhivistică în parte. Ne concentrăm asupra procedurii de inventariere a documentelor neconstituite pe probleme și termene de păstrare.

Selecționare

Stabilirea documentelor cu valoare documentar-istorică și conservarea lor, și îndepărtarea din arhivă a documentelor care nu mai reprezintă importanță pentru instituția creatoare din nici un punct de vedere, eliberând astfel spații de păstrare necesare conservării documentelor nou create.

Atunci când depozitezi multe documente, în condiții care adesea nu sunt optime, documentele sunt supuse unor factori de risc care pot duce la degradarea lor. Arhilego deține spațiile necesare pentru depozitare, amenajate conform legislației în vigoare. Oferim confidențialitate, siguranță și supraveghere atentă, asigurând condițiile împotriva alterării documentelor și având la dispoziție echipamentele necesare.

Ordonăm actele astfel încât depozitarea și căutarea lor să fie cât mai facilă. Un dosar este constituit fie dintr-un document de o filă, fie mai multe documente însumând maxim 250-300 de file. În cazul mai multor file, acestea se vor îndosaria în mai multe volume, ținând cont de aspectul cronologic sau alfabetic stabilit de creatorul de documente. Dosarele sunt etichetate în față și în lateral, iar apoi sunt aranjate cronologic.

Poate cea mai importantă și utilă unealtă pe care o pune la dispoziție modernizarea este arhivarea electronică, extrem de eficientă, care facilitează administrarea informațiilor care necesită stocare. Preluarea datelor într-un sistem de prelucrare automată presupune scanarea, indexarea, stocarea pe suporturi de memorie și regăsirea lor după diferite criterii.

Odată convertite și arhivate, sunt mult mai ușor de găsit. Printre toate aceste avantaje se numără și reducerea semnificativă de costuri, siguranță și confidențialitate și facilitarea activităților care presupun utilizarea documentelor.

Lasă-ți datele de contact și te sunăm în cel mai scurt timp.