PE SCURT
|
Firmele în creștere din Timiș, Arad, Bihor și Cluj ajung frecvent să administreze mai multe puncte de lucru, fiecare cu propriul flux de documente. Registrele de casă, facturile emise local și dosarele de personal se acumulează separat, iar cu timpul devine tot mai greu de știut ce document se află la ce sediu.
Din acest articol afli ce spune legea despre păstrarea documentelor la sediul social versus sediile secundare, ce riscuri apar dintr-o arhivă dispersată necontrolat și cum se face corect consolidarea documentelor firmei într-un singur loc, organizat și ușor de verificat la control.
Ce spune legea despre păstrarea documentelor la mai multe sedii
Conform Ordinului MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, entitățile au obligația păstrării în arhiva proprie a registrelor de contabilitate și a documentelor justificative, iar această păstrare se poate face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.
Practic, legea nu obligă o firmă să centralizeze fizic toate documentele la sediul principal. Fiecare punct de lucru poate păstra local documentele pe care le generează, atâta timp cât acestea pot fi puse la dispoziția autorităților fără întârziere, la cerere.
Această libertate este utilă operațional, dar ridică o problemă de organizare: fără o procedură unitară, fiecare punct de lucru ajunge să arhiveze după propriile reguli, ceea ce contravine spiritului Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, care cere evidență clară și acces rapid la documente indiferent de locul unde au fost create.
Ce riscuri apar când arhiva firmei este dispersată necontrolat
O arhivă împrăștiată în mai multe sedii, fără sistem unitar, generează probleme concrete pentru firmă.
Pierderea trasabilității documentelor
Fără o evidență centralizată, nimeni din firmă nu poate spune cu exactitate unde se află un anumit dosar. Un document solicitat la un control ajunge să fie căutat telefonic, sediu cu sediu, ceea ce prelungește inutil răspunsul la o cerere oficială.
Condiții de depozitare inegale
Punctele de lucru mai mici, gândite pentru activitate comercială sau de producție, rareori au spații special amenajate pentru arhivă. Documentele ajung ținute în dulapuri improvizate, expuse umidității sau riscului de incendiu, fără sistemele de protecție cerute pentru un depozit de arhivă conform.
Dificultăți la inspecții și controale
Un control care vizează activitatea firmei pe ansamblu, nu doar un singur punct de lucru, devine mult mai greu de gestionat dacă documentele relevante sunt împărțite în mai multe locații, fiecare cu propriul nivel de organizare.
Costuri ascunse de gestiune
Menținerea unor spații de arhivă în paralel, la fiecare sediu, înseamnă costuri de spațiu, timp de personal și risc de duplicare sau pierdere a documentelor, costuri care rareori sunt calculate explicit, dar care se acumulează an de an.
Cum se face corect consolidarea arhivei cu mai multe puncte de lucru
Consolidarea nu înseamnă doar mutarea fizică a cutiilor într-un singur loc. Este un proces structurat, care păstrează trasabilitatea fiecărui document până la punctul de lucru care l-a generat.
Identificarea documentelor pe compartiment creator
Fiecare dosar trebuie să indice, pe copertă, denumirea unității și a compartimentului creator, alături de anul, indicativul din nomenclator și termenul de păstrare, așa cum este detaliat și în articolul despre legătorie și copertare documente de arhivă. Când firma are mai multe puncte de lucru, această mențiune devine esențială: ea arată exact ce sediu a produs documentul, chiar și după ce arhiva a fost mutată într-un singur depozit.
Ordonare unitară, indiferent de sediul de proveniență
Documentele preluate de la fiecare punct de lucru se ordonează după același criteriu, de regulă cronologic, conform procesului descris în articolul despre ordonarea documentelor, astfel încât arhiva rezultată să funcționeze ca un singur sistem, nu ca o colecție de arhive separate puse una lângă alta.
Un singur nomenclator arhivistic pentru toată firma
Un nomenclator arhivistic unic, aplicat la nivelul întregii firme, indiferent de câte puncte de lucru are, permite regăsirea rapidă a oricărui document, cu aceleași termene de păstrare și aceeași structură, indiferent de sediul de proveniență.
Consolidare fizică sau consolidare electronică
| RĂSPUNS SCURT
• Consolidarea fizică rezolvă problema spațiului și a siguranței documentelor originale. • Digitalizarea oferă acces instant din orice punct de lucru, fără deplasări fizice. |
Pentru firmele cu mai multe sedii, arhivarea electronică descrisă în ghidul legal al arhivării electronice în 2026 rezolvă exact problema accesului distribuit: odată scanate și indexate, documentele preluate de la orice punct de lucru devin accesibile din birou, fără să mai fie nevoie ca un angajat de la un alt sediu să caute fizic dosarul.
Documentele originale rămân însă supuse acelorași obligații de păstrare fizică, motiv pentru care depozitarea centralizată, într-un spațiu autorizat, este în continuare necesară, chiar și atunci când firma alege și digitalizarea.
Când ai nevoie de servicii profesionale de consolidare a arhivei
Ai nevoie de un partener autorizat pentru consolidarea arhivei atunci când firma ta se află în una dintre următoarele situații:
- Firma are două sau mai multe puncte de lucru, fiecare cu propria arhivă acumulată separat, fără o procedură comună.
- Un punct de lucru se închide sau se relocă, iar documentele trebuie preluate și integrate în arhiva generală a firmei.
- Firma urmează un control care vizează activitatea pe ansamblu și trebuie să poată prezenta rapid documente indiferent de sediul care le-a generat.
- Managementul dorește o evidență unitară a arhivei, cu acces centralizat, indiferent de câte locații are firma în Timiș, Arad, Bihor sau Cluj.
Arhilego este operator autorizat de Arhivele Naționale, cu sediul în Timișoara și experiență în preluarea și consolidarea arhivelor pentru firme cu mai multe puncte de lucru din vestul țării. Procesul include preluarea documentelor din fiecare sediu, legătoria și copertarea pe compartiment creator, întocmirea unui nomenclator arhivistic unic și depozitarea centralizată în condiții autorizate.
O evaluare gratuită a situației actuale a arhivei, la nivelul tuturor sediilor firmei, este primul pas pentru a stabili volumul real de documente și planul de consolidare cel mai potrivit.
Linkuri utile
- Serviciile complete de arhivare Arhilego
- Depozitare arhivă în condiții autorizate
- Legislația aplicabilă arhivării documentelor
- Ce se întâmplă cu documentele la dizolvarea firmei
- Dosarul personal al angajatului în 2026
- Digitalizare vs. Arhivă Fizică: ce păstrezi pe hârtie
- Cum să distrugi legal documentele firmei
- Lista operatorilor autorizați — Arhivele Naționale
- Contactează Arhilego
Întrebări frecvente (FAQ)
Este obligatoriu ca toate documentele firmei să fie păstrate la sediul social?
Nu. Legea permite păstrarea documentelor financiar-contabile, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic, cu condiția să poată fi puse la dispoziția autorităților la cerere, fără întârziere.
Ce risc real apare dacă arhiva firmei este ținută separat, la fiecare punct de lucru?
Principalul risc este pierderea trasabilității: fără o evidență unitară, un document solicitat la control ajunge să fie căutat sediu cu sediu, iar spațiile improvizate de la punctele de lucru rareori oferă condițiile tehnice necesare pentru păstrarea pe termen lung.
Cum rămâne clar de la ce punct de lucru provine un document, după consolidare?
Fiecare dosar păstrează pe copertă denumirea unității și a compartimentului creator, alături de an, indicativul din nomenclator și termenul de păstrare, astfel încât originea documentului rămâne identificabilă chiar și după mutarea într-un depozit unic.
Consolidarea arhivei înlocuiește nevoia de digitalizare?
Nu, cele două se completează. Consolidarea fizică rezolvă spațiul și siguranța documentelor originale, iar digitalizarea oferă acces rapid din orice locație, fără ca originalele să fie mutate din depozit.
Cât durează procesul de consolidare a arhivei pentru o firmă cu mai multe sedii?
Durata depinde de volumul de documente și de numărul de puncte de lucru implicate. O evaluare gratuită inițială stabilește volumul real și un plan de etape, de la preluare până la depozitarea finală.
| CONTACTEAZĂ ARHILEGO
Dacă firma ta are mai multe puncte de lucru și arhiva este împrăștiată fără o evidență clară, echipa Arhilego oferă o evaluare gratuită a situației actuale, la nivelul tuturor sediilor, și un plan de consolidare adaptat volumului real de documente. Contactează-ne la 0728 094 870 sau pe office@arhilego.ro pentru o consultanță personalizată, cu experiență dovedită în gestionarea arhivelor pentru firme din Timiș, Arad, Bihor și Cluj. |
Lista surselor citate
- Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile (text oficial ANAF): static.anaf.ro
- Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată: lege5.ro
- Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate prin Ordinul de zi nr. 217/1996: arhivelenationale.ro
Articol redactat și revizuit de echipa Arhilego, specialiști autorizați în arhivare și gestiunea documentelor, cu peste 15 ani de experiență în prelucrarea arhivelor de personal pentru companii din România.
