Dosarul personal al angajatului trebuie să conțină contractul de muncă, actele de identitate, diplomele, fișa de post, documentele medicale și toate actele privind modificarea sau încetarea contractului. Conform HG 295/2025, se păstrează 50–75 de ani. Nerespectarea obligațiilor atrage amenzi ITM, litigii și sancțiuni GDPR de până la 20 milioane EUR.
De ce dosarul personal este una dintre cele mai riscante zone din HR
Dacă ești administrator, director HR sau contabil, probabil ai auzit cel puțin o dată sintagma „dosar personal angajat”. Dar știi exact ce trebuie să conțină în 2026, cât timp ești obligat să-l păstrezi și ce se întâmplă dacă un inspector ITM sau un fost angajat solicită acces la el?
Legislația s-a modificat semnificativ. HG nr. 905/2017 — baza legală pe care o cunoșteau cei mai mulți angajatori — a fost abrogată și înlocuită prin HG nr. 295/2025, în vigoare din 31 decembrie 2025. Nerespectarea ei poate costa scump: amenzi, litigii și, în cazul datelor personale prelucrate fără respectarea GDPR, sancțiuni din partea ANSPDCP.
Acest articol îți oferă răspunsuri clare, bazate pe legislația actuală, și te ajută să înțelegi unde intervine o firmă autorizată de arhivare precum Arhilego.
Ce este dosarul personal al angajatului și de ce este obligatoriu
Dosarul personal al angajatului este registrul complet al parcursului unui salariat în companie — de la angajare până la încetarea relației de muncă. Conține toate documentele relevante privind raportul de muncă și constituie documentul principal verificat de Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) în cazul unui control.
Conform art. 8 alin. (1) din HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților (REGES-ONLINE), orice angajator din România are obligația de a întocmi și păstra un dosar personal pentru fiecare salariat încadrat cu contract individual de muncă. Dosarul poate fi păstrat fizic sau digital, dar trebuie prezentat inspectorilor de muncă la solicitare.
Dacă societatea își încetează activitatea, este obligată să predea dosarele de personal unui operator economic autorizat în prestarea de servicii arhivistice. Acel prestator devine deținătorul legal al arhivei și răspunde de eliberarea documentelor la cerere.
Lista completă a documentelor din dosarul personal în 2026
Conform legislației în vigoare (HG 295/2025, Codul Muncii și reglementările conexe), dosarul personal al salariatului trebuie să conțină:
Documente de angajare (obligatorii)
- Cererea de angajare / CV
- Copia actului de identitate
- Copia diplomei de absolvire a ultimei instituții de învățământ
- Copii ale certificatelor sau documentelor de specializare/calificare
- Copia certificatului de căsătorie / decretului de divorț și a certificatelor de naștere ale copiilor (dacă este cazul)
- Fișa medicală de aptitudini (medicina muncii)
- Contractul individual de muncă și actele adiționale
- Fișa de post
Documente pe parcursul derulării raportului de muncă
- Documentele privind modificarea contractului (promovări, schimbări de funcție, majorări salariale)
- Notificările de suspendare a contractului (concediu medical, concediu de creștere copil etc.)
- Documentele de evaluare a performanței
- Documentele privind cercetările disciplinare (dacă este cazul)
- Corespondența relevantă privind raportul de muncă
Documente la încetarea raportului de muncă
- Actul prin care încetează contractul (demisie, decizie de concediere, act de acordul al părților etc.)
- Adeverința de vechime
- Orice alte documente solicitate de salariat în baza Codului Muncii
Cât timp se păstrează dosarul personal? Termene legale actualizate 2026
Aceasta este zona cu cele mai multe confuzii. Iată situația clară:
| Tip document | Termen de păstrare | Bază legală |
| Contracte de muncă și acte adiționale | 75 de ani | Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale |
| Dosarul personal (în ansamblu) | 50–75 de ani | HG 295/2025 + Legea 16/1996 |
| State de salarii (cu declarație D112) | 5 ani (din 01.01.2023) | Legea contabilității modificată |
| State de salarii (fără declarație D112) | 50 de ani | Legea 16/1996 |
| Documente contabile (facturi, chitanțe) | 5–10 ani | OMFP 2634/2015 |
| Documente de înființare a firmei | 75 de ani sau permanent | Legea 16/1996 |
| Hotărâri judecătorești și acte juridice | 50 de ani | Legea 16/1996 |
Atenție la o capcană frecventă: Modificarea din 2023 care a redus termenul statelor de salarii la 5 ani se aplică DOAR celor pentru care angajatorul depune declarația D112. Dosarele de personal în ansamblu rămân obligatoriu de păstrat pe perioade mult mai lungi.
GDPR și dosarul personal: ce drepturi au foștii angajați
Odată cu aplicarea Regulamentului GDPR (Regulamentul UE 679/2016), angajatorii au dobândit obligații suplimentare față de salariați și foști salariați privind datele cu caracter personal.
Foștii angajați pot solicita, în baza GDPR, copii ale tuturor documentelor care conțin datele lor personale prelucrate de angajator — fără a fi obligați să motiveze cererea. Documentele ce pot fi solicitate includ: state de plată, pontaje, dosarul personal, corespondență electronică și informații privind transferul datelor către terți.
Angajatorul are obligația, conform Codului Muncii și HG 295/2025, să elibereze la cerere adeverința de vechime și copii certificate ale documentelor din dosarul personal.
Ce riscați dacă refuzați? Fostul salariat poate depune plângere la ANSPDCP sau poate introduce acțiune în instanță. Sancțiunile GDPR pot ajunge la 20 de milioane EUR sau 4% din cifra de afaceri anuală globală.
Unde se păstrează fizic dosarele de personal?
Dosarul personal se păstrează fie la sediul angajatorului, fie la sediul secundar, dacă competența de încadrare a personalului a fost delegată acolo.
Există însă situații frecvente în care firmele nu au spațiu sau resurse pentru o gestiune corectă a arhivei HR:
- Compania are zeci sau sute de angajați cu dosare voluminoase
- Firma se relocă și nu mai are spațiu de depozitare
- Societatea se dizolvă sau se reorganizează
- Documentele fizice sunt deteriorate sau în pericol de degradare
În toate aceste cazuri, soluția legală este predarea arhivei unui operator autorizat, care va asigura depozitarea în condiții conforme, accesul controlat și eliberarea documentelor la cerere.
Nu ești sigur că arhiva HR a firmei tale este conformă? Arhilego oferă o evaluare a situației. Sună acum la 0728 094 870 sau scrie la office@arhilego.ro.
Cum ajută Arhilego la gestionarea dosarelor de personal
Arhilego este o firmă autorizată de arhivare cu sediul în Timișoara, cu experiență în prelucrarea și depozitarea arhivelor de personal pentru companii din Timiș, Arad, Bihor, Cluj și din toată România.
Serviciile noastre acoperă întregul ciclu de viață al dosarelor HR:
Prelucrare arhivistică: Ordonăm, inventariem și clasificăm dosarele de personal conform legislației în vigoare și nomenclatorului arhivistic avizat de Arhivele Naționale.
Depozitare sigură și conformă: Documentele sunt stocate în spații special amenajate, ferite de umiditate, temperaturi extreme și acces neautorizat — condiții esențiale pentru documente cu termene de păstrare de zeci de ani.
Acces rapid la documente: Eliberăm copii în format fizic în maximum 24 de ore sau în format digital scanat în doar 2 ore — esențial când un inspector ITM sau un fost angajat solicită documente urgent.
Arhivare electronică: Digitalizăm dosarele de personal cu respectarea condițiilor legale, asigurând acces de oriunde și protecție împotriva deteriorării fizice.
Preluare arhivă la dizolvarea firmei: Dacă societatea ta își încetează activitatea, preluăm legal fondul arhivistic și devenim operatorul autorizat responsabil de păstrarea și eliberarea documentelor.
Întrebări frecvente (FAQ)
Ce este dosarul personal al angajatului?
Dosarul personal al angajatului este colecția completă de documente care atestă raportul de muncă dintre angajator și salariat. Conține contractul de muncă, actele de identitate, diplomele, fișa de post și toate documentele privind modificarea sau încetarea contractului. Este obligatoriu conform HG 295/2025.
Ce trebuie să conțină dosarul personal al angajatului în 2026?
Conform HG 295/2025, dosarul trebuie să conțină: contractul individual de muncă și actele adiționale, copia actului de identitate, diplomele de studii, fișa de post, fișa medicală de aptitudini, documentele de modificare/suspendare/încetare a contractului și adeverința de vechime.
Cât timp se păstrează dosarul de personal?
Contractele de muncă și documentele asociate se păstrează 75 de ani. Dosarul de personal în ansamblu trebuie păstrat minimum 50 de ani, conform Legii 16/1996 a Arhivelor Naționale.
Ce amenzi riscă angajatorul la un control ITM privind dosarele de personal?
Neîntocmirea sau păstrarea necorespunzătoare a dosarelor de personal se sancționează conform Codului Muncii cu amenzi între 300 și 20.000 lei, în funcție de gravitatea abaterii și numărul de salariați afectați.
Ce se întâmplă cu dosarele de personal când firma se închide?
Dacă societatea se dizolvă sau își încetează activitatea, are obligația legală de a preda dosarele de personal unui operator economic autorizat în prestarea de servicii arhivistice, care devine deținătorul legal al arhivei.
Poate un fost angajat să solicite documente din dosarul personal?
Da. Atât în baza Codului Muncii (angajatorul este obligat să elibereze adeverința de vechime și copii ale documentelor), cât și în baza GDPR — fostul angajat poate solicita orice document care conține datele sale personale, fără a motiva cererea.
Dosarul personal se poate păstra în format digital?
Da. Dosarul poate fi păstrat fizic sau digital, cu condiția să poată fi pus la dispoziția inspectorilor ITM la solicitare. Digitalizarea necesită respectarea condițiilor legale privind arhivarea electronică.
Ce riscă angajatorul dacă nu păstrează corect dosarele de personal?
Amenzi ITM (300–20.000 lei), litigii cu foști angajați care solicită documente pentru pensionare sau alte drepturi, și sancțiuni GDPR din partea ANSPDCP dacă datele personale nu sunt gestionate corect.
Unde găsesc un operator autorizat de arhivare în Timișoara?
Arhilego este operator autorizat cu sediul la Spl. Nicolae Titulescu, nr. 28, Timișoara. Oferim consultanță gratuită și evaluarea situației arhivei tale. Contactează-ne la 0728 094 870.
Ce amenzi riscă angajatorul la un control ITM privind dosarele de personal?
Neîntocmirea sau păstrarea necorespunzătoare a dosarelor de personal se sancționează conform Codului Muncii cu amenzi între 300 și 20.000 lei, în funcție de gravitatea abaterii și numărul de salariați afectați.
Arhivarea corectă a dosarelor HR nu este opțională
Dosarul personal al angajatului este mult mai mult decât o formalitate administrativă. Este documentul care protejează atât angajatorul (în fața controalelor și litigiilor), cât și angajatul (pentru dovedirea vechimii, a drepturilor salariale sau a contribuțiilor la pensie).
Într-un context în care REGES-ONLINE, GDPR și controalele ITM sunt tot mai active, o arhivare corectă și conformă nu este opțională — este o obligație legală cu consecințe directe.
Dacă nu ești sigur că dosarele de personal ale firmei tale sunt în ordine sau dacă nu ai spațiul și resursele necesare pentru gestionarea lor corectă, contactează-ne pentru o evaluare.
Surse legislative: HG nr. 295/2025 privind REGES-ONLINE, Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale (republicată), OMFP nr. 2634/2015, Regulamentul UE 679/2016 (GDPR), Codul Muncii actualizat. Ultima verificare legislativă: mai 2026.
Articol redactat de Roxana Giulușan (Celmaitare Studios) și revizuit de echipa Arhilego, specialiști autorizați în arhivare și gestiunea documentelor, cu peste 15 ani de experiență în prelucrarea arhivelor de personal pentru companii din România.
