PE SCURT
|
Septembrie este, pentru multe firme, luna reorganizărilor de personal: revin angajații din concediu, se fac promovări, se redistribuie atribuții. Este momentul în care mulți administratori realizează că persoana care se ocupa informal de arhivă a plecat din firmă sau și-a schimbat rolul, fără ca nimeni să fi verificat vreodată dacă acea desemnare a fost făcută corect din punct de vedere legal.
Din acest articol afli ce obligație are firma ta în privința desemnării unui responsabil cu arhiva, cum se obține avizul Arhivelor Naționale pentru această persoană și ce riști dacă rolul rămâne, de fapt, neacoperit legal.
Ce obligă legea: compartiment de arhivă sau responsabil desemnat
Conform art. 23 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, creatorii și deținătorii de documente, persoane juridice, au obligația de a înființa compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu problemele de arhivă, în funcție de valoarea și cantitatea documentelor pe care le dețin.
Legea nu lasă această desemnare exclusiv la latitudinea firmei. Structura și competența compartimentului de arhivă, respectiv persoana desemnată, se stabilesc de conducerea unității, dar cu avizul Arhivelor Naționale sau, după caz, al direcției județene a Arhivelor Naționale.
Practic, o firmă care numește informal un angajat drept responsabil de arhivă, printr-o simplă mențiune în fișa postului, fără a parcurge procedura de avizare, nu respectă integral cerința legală, chiar dacă persoana își face treaba corect din punct de vedere administrativ.
Cum se obține avizul Arhivelor Naționale pentru responsabilul cu arhiva
Procedura de avizare este detaliată de Arhivele Naționale și pornește de la art. 31 din Legea nr. 16/1996: firma trimite către structura județeană a Arhivelor Naționale, în raza căreia își are sediul, actul de numire a persoanei ca responsabil cu arhiva, împreună cu fișa postului completată cu atribuțiile pe linie de arhivă.
Dacă persoana are o calificare arhivistică dovedită prin diplome sau certificate, acestea se atașează dosarului, deși nu sunt întotdeauna o condiție obligatorie pentru firmele mici.
Dacă documentația trimisă este incompletă, Arhivele Naționale înștiințează firma în termen de 5 zile de la înregistrare, iar firma are la dispoziție 30 de zile pentru a completa dosarul. Dacă termenul este depășit fără completare, documentația se clasează, iar procedura de avizare trebuie reluată.
Ce riști dacă responsabilul cu arhiva nu este avizat sau pleacă din firmă
Lipsa unui interlocutor legal recunoscut
Fără o persoană avizată, firma nu are un interlocutor formal recunoscut de Arhivele Naționale pentru operațiuni care necesită avizul acestora, cum este selecționarea documentelor propuse spre eliminare.
Întreruperea procedurilor curente de arhivă
Multe proceduri interne, de la întocmirea și actualizarea nomenclatorului arhivistic până la lucrările de selecționare și distrugere legală a documentelor, presupun implicarea responsabilului de arhivă. Dacă acesta pleacă din firmă și nu este înlocuit printr-o nouă avizare, aceste proceduri rămân blocate sau se desfășoară fără acoperire legală clară.
Vulnerabilitate la o inspecție
La o eventuală verificare a Arhivelor Naționale, absența unei desemnări avizate corect ridică semne de întrebare asupra întregului mod de organizare a arhivei firmei, chiar dacă documentele în sine sunt păstrate corespunzător.
Externalizarea, alternativa la desemnarea unui responsabil intern
Nu toate firmele au nevoie de un angajat dedicat exclusiv arhivei. Pentru multe companii mici și mijlocii, volumul de documente nu justifică un post intern, dar obligația legală de organizare a arhivei rămâne aceeași.
Externalizarea serviciilor de arhivă către un operator autorizat de Arhivele Naționale, precum Arhilego, mută responsabilitatea operațională către o echipă deja avizată și autorizată, integrată în procesul de fondare, nomenclator, ordonare, inventariere și selecționare. Firma nu mai trebuie să parcurgă separat procedura de avizare a unui angajat propriu pentru aceste operațiuni specifice, deoarece operatorul autorizat acționează în baza propriei autorizații de funcționare, eliberate tot de Arhivele Naționale.
Responsabilitatea legală privind păstrarea documentelor rămâne, desigur, la firmă, dar partea tehnică și procedurală, inclusiv relația directă cu Arhivele Naționale pe operațiunile curente de arhivă, este preluată de partenerul autorizat.
Când ai nevoie de servicii profesionale de gestiune a arhivei
Ai nevoie de sprijin de specialitate pentru organizarea arhivei atunci când firma ta se află în una dintre următoarele situații:
- Persoana care se ocupa informal de arhivă a plecat din firmă, iar rolul nu a fost preluat formal de nimeni.
- Firma nu a parcurs niciodată procedura de avizare a responsabilului cu arhiva la Arhivele Naționale.
- Volumul de documente a crescut, iar un singur angajat, fără pregătire arhivistică, nu mai poate gestiona corect procesul.
- Managementul preferă să externalizeze integral gestiunea arhivei, pentru a elimina nevoia unui post intern dedicat.
O evaluare gratuită a situației actuale a arhivei firmei, inclusiv a modului în care este organizată responsabilitatea internă, este primul pas pentru a stabili dacă externalizarea este soluția potrivită sau dacă este suficientă o corecție punctuală a procedurii de avizare.
Linkuri utile
- Serviciile complete de arhivare Arhilego
- Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, consolidată
- Legislația aplicabilă arhivării documentelor
- Legătorie și copertare documente de arhivă
- Cum să distrugi legal documentele firmei
- Depozitare documente în Timișoara
- Lista operatorilor autorizați — Arhivele Naționale
- Contactează Arhilego
Întrebări frecvente (FAQ)
Orice firmă trebuie să aibă un responsabil de arhivă avizat de Arhivele Naționale?
Legea 16/1996 obligă firmele să înființeze un compartiment de arhivă sau să desemneze o persoană responsabilă, în funcție de valoarea și cantitatea documentelor deținute, iar desemnarea se face cu avizul Arhivelor Naționale.
Ce documente sunt necesare pentru avizarea responsabilului cu arhiva?
Actul de numire al persoanei ca responsabil cu arhiva și fișa postului, completată cu atribuțiile specifice pe linie de arhivă, eventual însoțite de diplome sau certificate de formare arhivistică.
Ce se întâmplă dacă dosarul de avizare este incomplet?
Arhivele Naționale înștiințează firma în termen de 5 zile de la înregistrare, iar firma are 30 de zile pentru a completa documentația, altfel dosarul se clasează.
Ce se întâmplă dacă responsabilul avizat pleacă din firmă?
Firma trebuie să desemneze o nouă persoană și să reia procedura de avizare, altfel rămâne fără un interlocutor formal recunoscut de Arhivele Naționale pentru operațiunile curente de arhivă.
Externalizarea arhivei elimină obligația de a avea un responsabil avizat în firmă?
Da, pentru operațiunile preluate de un operator autorizat, precum Arhilego, firma nu mai trebuie să parcurgă separat procedura de avizare a unui angajat propriu pentru aceste activități.
| CONTACTEAZĂ ARHILEGO
Dacă firma ta nu are un responsabil de arhivă avizat sau persoana care se ocupa de acest rol a plecat, echipa Arhilego oferă o evaluare gratuită a situației și te ajută să alegi între corectarea procedurii interne sau externalizarea completă a gestiunii arhivei. Contactează-ne la 0728 094 870 sau pe office@arhilego.ro pentru o consultanță personalizată, cu experiență dovedită pentru firme din Timișoara, Arad, Bihor și Cluj. |
Articol redactat și revizuit de echipa Arhilego, specialiști autorizați în arhivare și gestiunea documentelor, cu peste 15 ani de experiență în prelucrarea arhivelor de personal pentru companii din România.
