Fondare

Fondarea arhivei reprezintă primul pas esențial în organizarea și gestionarea corespunzătoare a documentelor. Acest proces stabilește structura de bază pentru o arhivă eficientă, care asigură atât accesibilitatea informațiilor, cât și conformitatea cu reglementările legale.

Întocmirea Nomenclatorului Arhivistic

Nomenclatorul arhivistic este un instrument indispensabil pentru gestionarea documentelor. La Arhilego, întocmim nomenclatoare precise și adaptate cerințelor instituționale, oferind o clasificare clară și organizată a documentelor, bazată pe specificul activității și necesitățile legale de păstrare a acestora.

Ordonarea documentelor

Ordonarea documentelor presupune gruparea acestora conform unor criterii bine stabilite, precum:

• Criteriul cronologic

• Criteriul structural

• Criteriul structural-cronologic

• Criteriul alfabetic

• Criteriul pe probleme sau corespondenți.

În funcție de data emiterii, documentele sunt ordonate cronologic, chiar dacă includ inserții anterioare datei documentului principal. În cazul documentelor multiple pe același suport, ordonarea se face în funcție de data celui mai vechi document. Dacă un dosar depășește 250-300 de file, conform prevederilor legale, acesta va fi împărțit în volume distincte.

Inventarierea documentelor

Inventarierea reprezintă procesul de evidență a documentelor și unităților arhivistice, după ordonarea lor conform criteriilor stabilite. Aceasta presupune:

• Întocmirea fișelor de evidență pentru fiecare unitate arhivistică în parte
• Clasificarea documentelor în funcție de probleme și termene de păstrare
• Proceduri riguroase de înregistrare și accesibilitate a documentelor.

Selecționarea Documentelor

Selecționarea documentelor implică identificarea și păstrarea celor cu valoare documentar-istorică, esențiale pentru patrimoniul instituțional. Documentele care nu mai prezintă relevanță pentru instituție sunt îndepărtate din arhivă, eliberând astfel spațiul necesar pentru păstrarea celor nou create. Acest proces contribuie la optimizarea arhivei și la gestionarea eficientă a spațiului de depozitare.