Mediul de afaceri traversează o perioadă de transformare digitală accelerată. Implementarea sistemelor ERP complexe, obligativitatea RO e-Factura și adoptarea fluxurilor de lucru în cloud le oferă managerilor senzația că firmele lor au devenit, în sfârșit, organizații „paperless”.
Ca urmare, tot mai multe companii iau decizia de a reduce spațiile de birouri și de a desființa complet camerele de arhivă, bazându-se pe ideea că toată informația este stocată digital și în siguranță pe servere. Din punct de vedere al conformității legale (cxompliance), aceasta este o capcană majoră. Oricât de performantă ar fi infrastructura IT, statul român, prin Legea Arhivelor Naționale și Codul Muncii, impune reguli stricte și complet diferite între mediul digital și cel fizic.
Ce este SPV și de ce nu ține loc de arhivă electronică?
Cea mai frecventă eroare de procedură în acest moment este legată de arhivarea documentelor în format electronic, în special a facturilor. Odată cu trecerea la e-Factura, companiile consideră că transmiterea fișierelor XML către stat înseamnă automat și arhivarea lor.
Pentru a înțelege confuzia, trebuie să clarificăm ce este Spațiul Privat Virtual (SPV). Acesta este platforma oficială a ANAF pentru comunicarea online, însă SPV-ul este un simplu canal de tranzit, nu o arhivă. ANAF stochează facturile în acest sistem pentru o perioadă limitată de doar 60 de zile.
După acest termen, ele sunt șterse definitiv. Responsabilitatea păstrării revine exclusiv companiei tale, iar salvarea lor într-un folder oarecare nu reprezintă o arhivare electronică legală. Conform reglementărilor, termenul de păstrare a documentelor contabile curente este de 5 ani, iar pentru a fi în legalitate, ai nevoie de un sistem conform cu legea arhivării electronice.
Arhivarea în Resurse Umane: Documentele care necesită obligatoriu formatul fizic
Dacă la nivel fiscal tranziția digitală funcționează, în departamentul de Resurse Umane birocrația fizică este încă reglementată cu strictețe. În fața unui control ITM, documentul scanat nu înlocuiește originalul fizic purtător de semnături olografe.
Termen de păstrare pentru dosarele de personal și statele de plată
Acesta este punctul critic pentru orice firmă. Dosarele fizice ale angajaților trebuie păstrate integral pe toată durata angajării și arhivate ulterior conform unor norme riguroase. Mai mult, anumite documente de salarizare (statele de plată) au un termen de păstrare documente contabile de până la 50 de ani.
Dacă aceste documente se degradează din cauza unei depozitări improprii, compania riscă amenzi substanțiale și procese civile cu foștii angajați care vor avea nevoie de adeverințe pentru pensionare.
De ce arhivarea hibridă este viitorul firmelor eficiente
Menținerea unei arhive fizice la sediu înseamnă blocarea unor spații valoroase care ar putea fi folosite productiv pentru angajați. Externalizarea către o firmă de arhivare documente a devenit standardul industriei, oferind o soluție hibridă:
- Infrastructura digitală: Platforme sigure pentru a stoca fluxul electronic (facturile e-Factura) pe cei 5 ani obligatori, asigurând o procedură de arhivare electronică corectă.
- Managementul fizic (HR & Juridic): Realizăm o prelucrare arhivistică profesionistă a statelor de plată și a dosarelor de personal, mutându-le în depozite autorizate, protejate la standarde anti-incendiu.
Care este rezultatul pentru afacerea ta? Transformi un centru de stres operațional într-un proces invizibil și eficient. Eliberezi imediat spațiul din sediul firmei, elimini riscul amenzilor de la ITM sau ANAF și ai certitudinea că datele companiei tale, fie ele digitale sau fizice, sunt gestionate impecabil.
Digitalizarea parțială te lasă vulnerabil în fața autorităților.
Contactează Arhilego pentru a afla exact ce documente poți digitaliza și ce trebuie să păstrezi în siguranță fizică!
Întrebări frecvente (FAQ)
Cât timp sunt păstrate facturile în SPV?
ANAF păstrează facturile în Spațiul Privat Virtual doar 60 de zile. După acest termen, ești obligat să le ai salvate în propria arhivă electronică legală.
Pot arunca facturile pe hârtie dacă folosesc e-Factura?
Doar dacă deții un sistem de arhivare electronică certificat, care garantează că fișierul digital este originalul. Simpla salvare într-un folder pe calculator nu este suficientă.
Este suficient să scanez dosarele de personal pentru ITM?
Nu. Pentru documentele de HR, inspectorii ITM și instanțele cer originalul fizic cu semnături olografe. Scanarea este utilă doar pentru consultare rapidă, nu înlocuiește arhiva fizică.
Cât timp se păstrează statele de plată?
Regula generală s-a redus la 5 ani pentru documentele noi, însă statele de plată vechi trebuie păstrate până la 50 de ani pentru a asigura dovedirea vechimii la pensie a angajaților.
