Luna martie marchează, pentru majoritatea companiilor din România, finalizarea bilanțurilor contabile pentru anul precedent. Odată cu închiderea exercițiului financiar, departamentele de HR și Contabilitate se lovesc de aceeași problemă constantă: lipsa acută de spațiu.
Pe fondul modificărilor legislative recente care au redus termenele de păstrare pentru anumite documente de la 50 la 5 ani, tentația de a face „curățenie de primăvară” în arhivă este uriașă. Totuși, înainte de a trimite sacii de dosare la tocător, trebuie să știi un lucru esențial: aruncatul documentelor expirate fără aviz este ilegal.
Aici intervine nomenclatorul arhivistic, documentul care face diferența dintre o curățenie legală și o amendă usturătoare.
De ce nu poți arunca pur și simplu documentele expirate la gunoi?
Multe companii trăiesc cu impresia greșită că, dacă un document contabil și-a atins termenul legal de păstrare (de exemplu, 5 sau 10 ani), acesta poate fi pur și simplu reciclat sau distrus intern.
Conform reglementărilor impuse prin Legea 16/1996 actualizată (Legea Arhivelor Naționale), procesul de distrugere documente este strict reglementat. Nu poți elimina nici măcar o foaie din arhiva companiei fără să parcurgi o procedură oficială. Nerespectarea acestei reguli sau distrugerea documentelor fără un aviz de la Arhivele Naționale se sancționează cu amenzi cuprinse între 1.000 și 25.000 de lei.
Pentru a realiza o distrugere de documente contabile sau de resurse umane în deplină legalitate, ai nevoie de temelia organizării arhivei tale: Nomenclatorul Arhivistic.
Ce este, de fapt, Nomenclatorul Arhivistic?
Pe scurt, nomenclatorul arhivistic este „harta” documentelor din firma ta. Este un tabel oficial, structurat pe departamente, care stabilește clar ce tip de documente creează compania ta și, cel mai important, cât timp trebuie păstrat fiecare (1 an, 5 ani, 50 de ani sau permanent).
De ce este periculos să folosești un „model de nomenclator arhivistic” descărcat de pe internet?
Este una dintre cele mai frecvente greșeli în mediul B2B. Nomenclatorul nu este un simplu formular standard. El trebuie personalizat strict pe organigrama și activitatea firmei tale și, absolut obligatoriu, trebuie aprobat de Arhivele Naționale. Un model generic, neaprobat oficial, are valoare zero în fața unui control și nu îți permite să distrugi legal nicio hârtie.
Procedura de distrugere a documentelor: Pașii legali pe care trebuie să îi respecți
Pentru a elibera spațiul din birouri într-un mod 100% sigur și legal, procedura de distrugere a documentelor implică următorii pași esențiali:
- Întocmirea și aprobarea Nomenclatorului Arhivistic: Dacă nu îl ai deja, acesta este pasul zero. Se redactează documentul și se trimite spre avizare la filiala județeană a Arhivelor Naționale.
- Constituirea Comisiei de Selecționare: Firma ta trebuie să numească o comisie internă (de obicei din care fac parte administratorul, contabilul și un responsabil de arhivă) care va evalua dosarele.
- Inventarierea și Selecționarea: Se identifică dosarele al căror termen legal de păstrare a expirat (conform nomenclatorului).
- Obținerea Avizului de Distrugere: Se întocmește o lucrare de selecționare care se trimite către Arhivele Naționale. Doar după ce statul emite avizul favorabil, hârtiile pot fi distruse.
- Distrugerea confidențială (Mărunțirea): Pentru siguranța datelor tale (inclusiv conform normelor GDPR), eliminarea fizică trebuie făcută prin intermediul unei firme de distrugere documente autorizate, care îți va elibera un certificat/proces-verbal de distrugere.
Cât te costă lipsa nomenclatorului vs. externalizarea serviciului?
Să îți ții propriii angajați (contabili, specialiști HR) blocați zile întregi printre dosare pline de praf pentru a face inventarieri și a înțelege legi stufoase este o pierdere imensă de timp și bani pentru companie. Mai mult, riscul unei erori de procedură te expune direct amenzilor.
O firmă de distrugere documente și arhivare, precum Arhilego, transformă acest coșmar birocratic într-un proces invizibil pentru tine.
Prin externalizarea către Arhilego, beneficiezi de un pachet complet, fără bătăi de cap:
- Audităm arhiva actuală și întocmim nomenclatorul arhivistic personalizat pentru afacerea ta.
- Ne ocupăm de depunerea actelor și obținerea aprobărilor de la Arhivele Naționale.
- Selecționăm documentele expirate și asigurăm o distrugere a arhivei confidențială și legală.
- Îți depozităm fizic în siguranță documentele care trebuie păstrate pe termen lung (precum statele de plată).
Ești pregătit să îți eliberezi biroul de actele inutile, în deplină legalitate?
Nu lăsa teama de controale sau lipsa de spațiu să îți încetinească afacerea. Evită amenzile și scapă de hârtiile vechi apelând la experți.
Contactează-ne acum!
Echipa Arhilego este pregătită să îți redacteze nomenclatorul arhivistic și să îți elibereze birourile rapid și sigur.
