Noutati

Dizolvarea unei firme este un moment critic și, de regulă, extrem de aglomerat administrativ. Lichidatorii, contabilii și administratorii sunt concentrați pe bilanțuri, datorii, creanțe și formalități ONRC. Arhiva de documente este, de cele mai multe ori, ultima grijă, până când devine cea mai costisitoare neglijență.

În 2026, numărul firmelor intrate în dizolvare din oficiu a crescut semnificativ, ca urmare a criteriilor noi introduse prin Legea nr. 239/2025 privind stabilirea unor măsuri de redresare și eficientizare a resurselor publice (lipsa contului bancar activ, nedepunerea bilanțului). Mii de administratori se confruntă, pentru prima dată, cu o întrebare la care nu au un răspuns pregătit: ce fac cu tonele de documente acumulate de-a lungul anilor?

Ce spune legea: obligațiile cu arhiva la dizolvarea firmei

Cadrul legal de bază este stabilit prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată și modificată prin Legea nr. 138/2013. Articolele relevante pentru situația dizolvării prevăd clar:

Documentele create de o firmă pe durata activității sale nu dispar odată cu firma. Ele fac parte din Fondul Arhivistic Național al României și sunt protejate de lege, indiferent dacă entitatea care le-a creat mai există sau nu.

Concret, în cazul dizolvării există două scenarii legale:

1. Firma are un lichidator judiciar. Acesta are obligația să notifice Arhivele Naționale (sau serviciul județean competent) cu privire la deschiderea procedurii insolvenței. În termen de 15 zile de la încheierea contractului cu un operator autorizat, lichidatorul notifică din nou Arhivele Naționale cu datele de identificare ale operatorului economic autorizat căruia i-au fost predate documentele. Finanțarea transferului arhivei se face din fondul de lichidare sau din averea debitorului.

2. Dizolvare voluntară / lichidare amiabilă. Asociații și administratorul sunt responsabili de predarea documentelor cu valoare practică (dosare de personal, contracte de muncă) unui operator economic autorizat în prestarea de servicii arhivistice, pe bază de contract. Documentele cu valoare istorică sau culturală se predau Arhivelor Naționale după 30 de ani.

Atenție: Documentele nu pot fi pur și simplu aruncate, distruse sau abandonate la sediul firmei. Nerespectarea acestor obligații constituie contravenție și poate atrage sancțiuni pentru lichidatori și foști administratori.

Ce documente trebuie predate unui operator autorizat și pentru cât timp

Nu toate documentele au același regim. Iată un tabel sintetic cu principalele categorii, conform legislației în vigoare:

Cadrul complet al termenelor de păstrare este reglementat prin OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile și prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996.

Regula practică: Dacă nu știi sigur termenul unui document, păstrează-l. Distrugerea prematură înainte de expirarea termenului legal poate atrage sancțiuni.

Pasul cu pasul: procedura corectă de arhivare la dizolvarea firmei

Pasul 1 — Inventarierea arhivei înainte de orice altceva

Înainte de a preda sau distruge orice document, trebuie să știi exact ce ai. Aceasta înseamnă:

• Inventarierea tuturor cutiilor, dosarelor și documentelor existente
• Clasificarea lor pe categorii (HR, contabilitate, juridic, administrativ)
• Verificarea termenelor de păstrare conform nomenclatorului arhivistic al firmei sau conform Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă aprobate prin Ordinul de zi nr. 217/1996

Dacă firma nu a avut niciodată un nomenclator arhivistic aprobat de Arhivele Naționale, un operator autorizat poate întocmi unul retroactiv sau poate evalua documentele pe baza legislației generale.

Pasul 2 — Selecționarea documentelor

Documentele se împart în două categorii:

• Documente care trebuie păstrate — al căror termen nu a expirat
• Documente care pot fi distruse — al căror termen de păstrare s-a împlinit

Distrugerea nu se face aleator. Este necesară întocmirea unui proces-verbal de selecționare, semnat de o comisie internă și, în unele cazuri, avizat de Arhivele Naționale. Niciun document nu poate fi distrus fără parcurgerea acestei proceduri, conform art. 11 din Legea 16/1996.

Pasul 3 — Prelucrarea arhivistică

Documentele care trebuie păstrate trebuie pregătite pentru depozitare pe termen lung:

• Ordonare cronologică sau alfabetică, după caz
• Legătorie și copertare a dosarelor (pentru protecție fizică)
• Etichetare corectă (conținut, perioadă, termen de păstrare)
• Inventarierea finală conform Normelor metodologice privind aplicarea Legii 16/1996, aprobate prin Ordinul MAI nr. 137/2013

Pasul 4 — Predarea la un operator autorizat

Documentele cu valoare practică (în special dosarele de personal și contractele de muncă) trebuie predate unui operator economic autorizat de Arhivele Naționale. Lista operatorilor autorizați este publică pe site-ul Arhivelor Naționale ale României.

Contractul cu operatorul trebuie să conțină o clauză privind transferul documentelor către alt operator autorizat în cazul în care și acesta și-ar înceta activitatea — cerință expresă din Legea 16/1996, art. 18 alin. (1).

Pasul 5 — Notificarea Arhivelor Naționale

Lichidatorul are obligația de a notifica Arhivele Naționale cu privire la:

1. Deschiderea procedurii insolvenței
2. Datele de identificare ale operatorului autorizat (termen: 15 zile de la semnarea contractului)

Modelele de notificare sunt disponibile pe pagina dedicată prestatorilor de servicii arhivistice de pe site-ul Arhivelor Naționale.

De ce contează adeverințele pentru foștii angajați — o problemă adesea ignorată

Unul dintre cele mai concrete efecte ale unei arhive nepredate corect apare ani sau decenii mai târziu, când un fost angajat al firmei dizolvate solicită o adeverință de vechime pentru calculul pensiei.

Dosarele de personal și statele de plată constituie documentele pe baza cărora se calculează stagiul de cotizare, conform Legii nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice. Dacă aceste documente au fost distruse ilegal, pierdute sau abandonate, fostul angajat nu mai poate dovedi perioadele de activitate — cu consecințe directe asupra pensiei sale.

Casa Națională de Pensii Publice se poate adresa operatorului autorizat care deține arhiva fostei firme pentru obținerea acestor documente. Dacă niciun operator autorizat nu deține documentele, procedura devine extrem de greoaie, uneori imposibilă.

Greșelile frecvente care pot costa scump

Greșeala 1: Aruncarea documentelor la abandonarea sediului

Se întâmplă mai des decât s-ar crede: firma se mută, se dizolvă, iar documentele rămân în birourile vechi sau sunt aruncate la gunoi. Aceasta nu este o soluție legală pentru nicio categorie de documente.

Greșeala 2: Predarea arhivei unui angajat sau a unui asociat „pentru păstrare”

Documentele firmei nu pot fi păstrate informal de o persoană fizică. Ele trebuie să ajungă la un operator autorizat de Arhivele Naționale, astfel încât accesul terților (foști angajați, instituții) să fie posibil și controlat.

Greșeala 3: Distrugerea documentelor fără proces-verbal de selecționare

Chiar dacă termenele legale de păstrare au expirat, distrugerea documentelor se face conform unei proceduri specifice prevăzute în Instrucțiunile privind activitatea de arhivă (Ordinul de zi nr. 217/1996). Simpla ardere sau tocare a documentelor, fără avizul comisiei, expune foștii administratori la riscuri legale.

Greșeala 4: Ignorarea documentelor de personal în favoarea celor contabile

În presiunea unui dosar de insolvență, contabilii și lichidatorii se concentrează pe documentele financiare. Dosarele de personal sunt adesea tratate superficial, deși au termenele de păstrare cele mai lungi (75 de ani) și impactul cel mai direct asupra foștilor angajați.

Greșeala 5: Semnarea unui contract cu un operator neautorizat

Nu orice firmă care oferă „servicii de arhivare” este autorizată de Arhivele Naționale. Dacă documentele sunt predate unui operator neautorizat, obligația legală nu este considerată îndeplinită. Verifică întotdeauna existența autorizației pe lista oficială publicată de Arhivele Naționale.

Ce poate face Arhilego pentru firma ta în curs de dizolvare

Arhilego este o firmă autorizată de Arhivele Naționale ale României, cu sediul în Timișoara, certificată ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 și ISO 45001. Cu peste 15 ani de experiență în gestionarea arhivelor pentru companii din Timiș, Arad, Bihor, Cluj și alte județe din vestul României, echipa noastră acoperă întregul proces:

• Evaluare gratuită la sediul tău — Venim, evaluăm volumul și starea arhivei, îți explicăm exact ce documente trebuie păstrate și pentru cât timp.
• Prelucrare arhivistică completă — Inventariem, ordonăm, legăm și etichetăm dosarele conform standardelor legale.
• Depozitare în spații autorizate — Documentele tale ajung în depozite securizate, cu condiții controlate de temperatură și umiditate, protejate anti-incendiu, conform Normativului privind depozitele de arhivă.
• Eliberare de adeverințe pentru foștii angajați — Preluăm responsabilitatea legală de a răspunde solicitărilor foștilor salariați sau ale instituțiilor, pe toată durata termenului de păstrare.
• Întocmire nomenclator arhivistic — Dacă firma nu a avut unul sau dacă cel existent este incomplet, îl întocmim conform Ordinului MAI nr. 137/2013.
• Digitalizare — Scanăm și indexăm documentele cu respectarea completă a condițiilor din Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.

Arhilego este și o unitate protejată, conform Legii 448/2006 și Legii 193/2020. Colaborarea cu noi îți oferă avantaje fiscale: poți redirecționa până la 50% din obligațiile privind fondul pentru persoane cu dizabilități.

Cât costă arhivarea la dizolvarea firmei?

Nu există un tarif fix, deoarece costul depinde de volumul arhivei, starea documentelor, termenul de depozitare și distanța față de depozitele noastre. Preluarea și transportul arhivei sunt incluse gratuit în zona noastră de acoperire.

Contactează-ne pentru o evaluare gratuită — în cel mai scurt timp, un specialist Arhilego îți transmite o ofertă personalizată.

Linkuri utile

• • Serviciile complete de arhivare Arhilego
  • Depozitare arhivă în condiții autorizate
  • Legislația aplicabilă arhivării documentelor
  • Dosarul personal al angajatului în 2026
  • Digitalizare vs. Arhivă Fizică: ce păstrezi pe hârtie
  • Cum să distrugi legal documentele firmei
  • Lista operatorilor autorizați — Arhivele Naționale
  • Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 — text integral
  • OMFP nr. 2634/2015 — termene păstrare documente contabile
  • Contactează Arhilego

Întrebări frecvente (FAQ)

Dizolvarea unei firme nu înseamnă și dispariția obligațiilor față de angajații săi sau față de lege. Documentele acumulate de-a lungul anilor au un regim strict reglementat prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, iar nerespectarea acestuia poate genera consecințe reale — nu doar amenzi administrative, ci și imposibilitatea unor foști angajați de a-și dovedi drepturile de pensie.

Soluția corectă este simplă: predarea documentelor unui operator autorizat, înainte de radiere. Arhilego preia această responsabilitate integral, de la evaluarea inițială până la eliberarea ultimei adeverințe. Contactează-ne pentru o evaluare gratuită.

Articol redactat de Roxana Giulușan (Celmaitare Studios) și revizuit de echipa Arhilego, specialiști autorizați în arhivare și gestiunea documentelor, cu peste 15 ani de experiență în prelucrarea arhivelor de personal pentru companii din România.